“Nous ne pouvons rien gérer tant que nous ne gérons pas notre temps.” – Peter F. Drucker
À ceux d’entre vous qui sont nés dans les années 80 ou même avant : N’êtes-vous pas étonné(e) de voir comment l’e-mail est devenu le premier mode de communication aujourd’hui, que ce soit personnel ou pour le travail ?
Eh bien moi, je le suis. En revenant aux années 90 – avant l’essor d’internet – les gens n’utilisaient quasiment pas les e-mails. Je me souviens encore lorsque j’ai reçu mon premier ordinateur en 1999, la possibilité d’envoyer instantanément un courrier sous forme électronique était une sacrée innovation.
J’avais alors lancé mon premier e-mail et depuis 2010 c’est devenu le mode de communication n°1 dans le monde (suivi de peu par le téléphone et les réseaux sociaux). Quelle révolution en une décennie à peine !
La Gestion des E-mails = Une fausse productivité ?
Alors que les e-mails sont faits pour faciliter la communication, je les soupçonne quelques fois d’être un outil contre-productif. Tout simplement parce que nous passons bien trop de temps à gérer nos mails.
Par exemple, pensez aux cas suivants :
- Vous arrive-t-il de revérifier votre boîte mail, alors que vous l’aviez déjà vérifiée il y a à peine 5 minutes ?
- Passez-vous beaucoup de temps à gérer vos mails tous les jours ? C’est-à-dire chercher vos anciens mails, les trier, les organiser et supprimer ?
- Faites-vous souvent de la vérification de vos e-mails votre tâche prioritaire, plutôt que de faire des choses plus importantes ?
- Y a-t-il des jours où vous passez plus de temps à vérifier votre boîte mail, qu’à faire votre travail correctement ?
Est-ce que tout ce que j’ai décrit ci-dessus s’applique à vous, même parfois ? Si oui, alors vous n’êtes pas le/la seul(e), car je l’ai vécu moi aussi. Chaque fois que je finissais de mettre de l’ordre ma boîte mail, je me sentais assez satisfait de moi. Dans mon esprit, je pensais que plus je répondais/gérais les courriels et plus j’étais productif.
Mais j’ai vite réalisé que c’était de la fausse productivité. Après avoir lancé ce blog, il était clair que perdre autant de temps avec les mails ne servait à rien. Et cela pour différentes raisons :
- Cela pousse à différer le travail réellement important. Je n’ai fait aucun progrès dans mes autres tâches… Comme écrire des articles, faire la promotion de mon site, nouer des relations avec d’importants contacts.
Mais pire que ça, je vérifiais aussi mes mails en plein milieu de mon travail, ce qui coupait le fil de mes pensées pour tout ce que je faisais. Quand je revenais à ma tâche en cours, je devais tant bien que mal reprendre mes pensées là où je les avais laissées. - La gestion les courriels se fait à moitié. Je ne faisais pas grand-chose de mes mails non plus. La plupart du temps, je jetais un regard au nouvel e-mail arrivé, triais le courrier, puis je remettais à plus tard les réponses que je devais écrire.
- Les e-mails reçus sont sans fin. Pour chaque e-mail auquel je répondais, d’autres continuaient à affluer dans la journée, comme un fleuve sans fin.
Comment gérer vos mails efficacement ? Les 11 actions à réaliser !
Au final, les e-mails ne sont juste qu’un outil pour vous faciliter la vie. Et c’est pourquoi il est nécessaire de les remettre à leur place. Voici donc 11 conseils pour améliorer la gestion de vos mails :
Etape 1 : Ne vous occupez de vos mails qu’Une fois Par Jour
Même si je vérifie mes mails plusieurs fois par jour, au cas où un événement inattendu se produirait (mon site qui deviendrait inaccessible ou si je recevais une requête urgente), je ne les traite pas toute de suite. Je ne m’en occupe qu’une fois par jour, soit au début de la journée soit à la fin.
Gardez-vous un peu de temps dans la journée pour gérer vos mails. Si vous ne finissez pas dans le temps imparti, remettez le reste au lendemain. Priorisez les plus importants et laissez de côté le reste (regardez le point 2). Après avoir pratiqué cette nouvelle méthode, ma productivité a fortement augmenté.
Même si je reçois un mail important/urgent qui requiert rapidement mon attention, le monde ne va pas s’écrouler si j’y réponds plus tard. Plus sérieusement, s’il y a quelque chose de si important qui ne peut pas attendre, vous finirez d’une façon ou d’une autre par en être au courant.
En restreignant la gestion des courriels à un temps déterminé, cela m’a aidé à prioriser les 20% de tâches importantes dans ma vie.
Si vous êtes plongé(e) dans un travail où vous recevez beaucoup de mails importants, vous pouvez également mettre cela en pratique. Le but est de ne pas laisser les mails diriger votre vie. Rappelez-vous, c’est juste un outil pour vous aider à faire votre travail, ce n’est pas votre travail.
Etape 2 : Priorisez 20% des mails ; Reportez les 80% restants
Tous les e-mails ne se valent pas. Je dois dire que j’adore le principe des 80-20 ou encore principe de Pareto, parce qu’il s’applique dans chaque aspect de nos vies. Mails compris. Le principe de Pareto est l’idée que 20% des causes sont responsables de 80% des conséquences dans n’importe quelle situation.
Par conséquent, pour être efficace, nous devons nous concentrer sur ces fameux 20%, et dans notre cas les 20% d’e-mails vraiment importants.
Seuls 20% de mes mails me permettent vraiment d’évoluer dans mon travail. Cela peut être des demandes d’articles invités, des opportunités sur internet, des pistes commerciales et bien d’autres choses. Ces 20% d’e-mails incluent aussi les gens qui se sont investis dans mon travail.
Par exemple, des lecteurs assidus, ceux qui participent aux questions que je pose sur Facebook, ou des clients qui ont achetés mes produits. Enfin et pas des moindres, les correspondances avec mes amis comptent aussi là-dedans. Tout le reste fait partie des autres 80% de mails.
À ces 20% de mails, je leur donne la priorité. J’y réponds en général immédiatement (d’autant plus s’ils entrent dans la règle de la minute dans le point 9); sinon j’y réponds d’ici 1 à 3 jours. Pour les 80% de mails, je mets plus longtemps à répondre, voire des fois je n’y réponds pas du tout (voir le point 4).
Etape 3 : Ayez un dossier “Répondre d’ici XX”
Rangez chaque mail qui exige une réponse dans le dossier “Répondre d’ici XX”, où XX est le jour de la semaine. Je me laisse alors trois jours chaque semaine pour répondre aux mails : Mardi, Jeudi et Samedi.
De cette façon, je ne suis pas obligé de répondre immédiatement chaque fois que je reçois un e-mail. Je l’ai lu, je l’ai intégré mentalement, puis j’ai le temps d’y réfléchir jusqu’à ce qu’il soit temps de répondre (en général 3-8 jours après avoir reçu le mail).
Contrairement à ce que vous croyez, vous n’avez pas à répondre à tous les mails. De temps en temps, ne pas y répondre peut être aussi considéré comme une réponse !
Je reçois une certaine quantité de courriels de lecteurs et il fut un temps où je répondais à chaque mail que je recevais. Je passais toute la journée à répondre aux mails et à la fin de la journée j’étais vidé, incapable de faire quoi que ce soit.
Et curieusement, presque tous les mails auxquels je répondais ne recevaient aucune réponse d’aucune sorte (ni un accusé de réception, ni même un “merci”). Et cela même lorsque les réponses étaient suivies de questions pour les aider davantage.
Je pense vraisemblablement que la moitié des mails ne sont pas lus, et l’autre moitié sont des mails que les gens envoient sur un coup de tête. Avoir une réponse ne les intéresse pas vraiment.
Ainsi, j’ai réalisé qu’il était plus efficace d’utiliser ce temps pour effectuer des tâches à haute valeur ajoutée, comme la création de produits intéressants, pour l’optimisation du site, pour de nouveaux projets ou la rédaction d’articles.
Ne vous tracassez donc pas à répondre à chaque mail que vous recevez. Répondez-y si cela vous arrange, mais si la perte de temps n’en vaut pas le coup, c’est qu’il ne sert à rien d’y répondre. Laissez les choses se faire et tout se réglera tout seul avec le temps.
Etape 5 : Créez des Modèles de Réponse
Si vous regardez votre boîte d’envoi, vous y trouverez probablement une certaine tendance à répondre les mêmes choses aux personnes qui vous contactent, dans vos mails. Pour ceux qui utilisent Gmail, Google a même la faculté de vous suggérer des réponses pré-écrites à vos mails.
Que ce soit des demandes de renseignement, des produits que certains peuvent vous demander de présenter, ou bien des questions liées à certains de vos articles et/ou produits… Toutes ces questions ainsi que leur réponse peuvent être répertoriées, et gardées de côté comme modèles.
Pour ma part, lorsque je réponds, je personnalise ces modèles en conséquence pour répondre aux besoins du mail d’origine. Cela m’a permis de gagner énormément de temps par rapport à avant, lorsque j’écrivais tous mes mails en repartant de zéro.
Etape 6 : Ne lire que les Mails Pertinents
Je me suis inscrit à un certain nombre de newsletters – sur le blogging, le marketing, la psychologie, les nouvelles technologies, mais je ne lis pas tous les mails qu’ils envoient. Je ne les supprime pas non plus parce que je sais qu’ils contiennent des informations précieuses.
Au lieu de cela, j’ai configuré ma boîte mail pour les archiver automatiquement avec différents libellés (dans les dossiers). Les mails qui traitent du blogging se retrouvent ainsi dans le dossier “blog”, les mails de psychologie dans “santé & psychologie”, etc.
À présent, j’ai environ 30 dossiers. Mais je ne les lis que lorsque j’ai besoin de plus d’informations sur un sujet. Vous n’avez pas besoin de lire tous les mails que vous recevez. Choisissez et sélectionnez ce qui vous semble vraiment pertinent.
Etape 7 : Structurez vos mails avec des Catégories
Les dossiers – ou les libellés si vous utilisez Gmail – sont là pour vous aider à organiser vos mails.
Tout d’abord, utilisez une nomenclature pertinente pour ce que vous faites. Si vos plus grandes priorités sont, disons, (1) écrire un livre et (2) perdre du poids, alors nommez vos dossiers ainsi.
Ensuite, utilisez une structure hiérarchique. Les premiers niveaux sont pour les grosses catégories et les seconds niveaux de dossiers sont pour les sous-catégories, etc… Par exemple, si j’ai “Admin” en dossier principal (1er niveau), j’aurais “Sauvegardes”, “Comptabilité” et “Comptes” en second niveau de dossier.
Si besoin est, je peux créer un 3e niveau de dossier pour segmenter un peu plus mes dossiers. Gmail a une option qui vous permet d’ailleurs d’utiliser des libellés imbriqués (dans Paramètres > Libellés > Nouveau Libellé).
Utiliser des filtres (point 8) pour mettre automatiquement vos mails dans les dossiers, fait aussi des merveilles.
Etape 8 : Utiliser les Filtres
Les filtres sont des outils qui vous permettent d’organiser automatiquement vos mails avant qu’ils n’arrivent dans votre boîte de réception. Deux choses sont requises pour créer un filtre :
- Un terme à rechercher
- Une action à appliquer si le terme est trouvé.
Pour l’instant, mon Gmail a environ une vingtaine de filtres différents qui s’appliquent pour diverses adresses mails, des titres de sujet, des mots dans le contenu des mails et bien d’autres choses.
Selon ce qui est filtré, le mail atterrira automatiquement dans le dossier correspondant ou sera archivé. Cela permet de minimiser le temps de gestion des courriels.
Etape 9 : Utilisez la règle de la Minute lorsque vous répondez
Si cela prend 1 minute de répondre à un mail, alors répondez-y immédiatement puis archivez-le. Ne le laissez pas reposer dans votre boîte mail pendant des lustres. Cela vous coûtera encore plus d’efforts de le laisser hanter votre esprit et d’être constamment obligé de vous rappeler que vous devez y répondre.
Assurez-vous juste de garder cette limite de temps d’une minute lorsque vous répondez, de sorte que ça ne vous prenne pas plus de temps que nécessaire. Cela m’a aidé à faire le ménage d’un grand nombre de mes mails et en un minimum de temps.
Etape 10 : Limitez le Temps que vous passez dans votre boîte mail
Au-delà de la règle de la minute, limitez le temps total que vous passez dans votre boîte de réception. La prochaine fois que vous vérifierez vos mails, chronométrez-vous. Regardez combien de temps vous prenez pour traiter, répondre, lire et trier vos mails.
Puis demandez-vous combien de minutes de ce temps sont bien dépensées. Il y a des chances que la majorité du temps que vous y passez ne vous serve absolument à rien.
À certains moments, vous recevrez des mails interminables. Pour ces e-mails, parcourez-les, vérifiez rapidement s’il y a quoi que ce soit de pertinent pour vous et traitez-les en conséquence. Répondez-y au besoin (n’oubliez pas la règle de la minute); archivez-les si vous ne prévoyez pas d’y répondre.
Si vous comptez y répondre, ne vous sentez pas obligé de répondre avec un long mail, juste parce que la personne vous a écrit un long courriel. Croyez-moi que la dernière chose que vous voudriez c’est bien d’échanger des essais par e-mail, ce qui se traduira par un gâchis titanesque de temps.
Connectez-vous à votre boîte mail, faites ce que vous avez à faire, puis déconnectez-vous toute de suite après.
Etape 11 : (Final) Désabonnez-vous de tout ce que vous ne lisez pas
Durant votre traversée du web, vous vous inscrivez probablement à bon nombre de newsletters et autres lettres d’informations. Celles-ci se nourrissent surtout de votre impulsivité bien que vous perdiez tout intérêt pour elles peu après.
Si vous remarquez que vous supprimez à plusieurs reprises les mails que vous recevez de vos abonnements, c’est le signal que vous devriez vous désabonner immédiatement.
BONUS : La redirection de mails
Si vous avez plusieurs comptes mails, vous pouvez configurer des redirections dans les filtres et les associer à des catégories par exemple. Ainsi vous n’aurez pas à perdre de temps à regarder vos différentes boîtes mails, et tout sera classé et centralisé sur un seul compte.
Cette astuce m’a été particulièrement importante dernièrement, lorsque je devais vérifier les mails sur mon compte personnel, mon compte professionnel et celui du blog.
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Pour aller plus loin : S’en Sortir Enfin avec Sa Boite Mail, par Laurent Gessay
NB : Retrouvez le manifeste de cette article, en cliquant sur l’image ci-dessous !
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