Comment Être Productif En 8 Étapes ?

“La productivité n’est pas ce que vous faites de votre temps. C’est plutôt ce que vous faites de votre esprit.” – Robin S. Sharma

Qu’est-ce qu’une personne “productive” ? Serait-ce la capacité quasi-robotique à enchaîner des tâches, heures après heures ? Est-ce une question de discipline ? Ou encore la vitesse à laquelle quelqu’un travaille ?

À mon sens, la vraie productivité c’est la capacité à générer un travail à fort rendement dans un court laps de temps. C’est de ce genre de productivité dont nous devrions nous préoccuper, et non des autres types de productivité communément acceptées. Celles-là font l’erreur de se baser sur la quantité de travail, au lieu de chercher à produire des résultats sur le long terme.

Par exemple, imaginons une personne nommée Jean qui sait taper très vite au clavier et est capable de répondre à 100 mails par jour. Maintenant passons à Pierre, qui lui est moins à l’aise avec l’informatique et choisi donc de ne répondre qu’à un seul mail par jour.

À votre avis qui est le plus productif ? Jean ou Pierre ?

Malheureusement, c’est une fausse question car nous ne pouvons pas mesurer la productivité en comparant la quantité de mails répondus. Si Pierre répond à un mail très important d’un partenariat avec sa société, pendant que Jean répond à des mails de moindre importance, par exemple à débattre de la couleur du hangar à vélo. Alors Pierre est plus productif que Jean.

Tout cela parce que les résultats produits par Pierre sont plus importants que ceux produits par Jean, sur le long terme.

La productivité est vraiment la manière dont vous vous gérez et les habitudes que vous prenez. En sélectionnant certaines habitudes plutôt que d’autres, vous pourrez générer plus de résultats dans le même temps imparti. Nous allons donc voir quelques pratiques pour améliorer drastiquement votre productivité !

Pratique 1 : Retirez ce qui n’est pas important (et concentrez-vous sur l’important)

La première habitude des personnes productives est de réduire. C’est-à-dire et d’enlever tout ce qui n’est pas important. C’est aussi le mode de pensée que l’on retrouve dans le minimalisme.

Lorsque je m’installe pour travailler, j’écris d’abord la liste des activités à faire pour la journée. Puis, je juge ce qu’il y a de plus important dans la liste, je les entoure et enfin je les classe par importance.

Après cela, je teste ces tâches à faire pour voir si elles valent vraiment le temps que j’y passe. Quel impact auront-elles ? Y a-t-il d’autres activités à plus forte valeur ajoutée à accomplir ? Ces questions m’aident à m’assurer de travailler uniquement sur les tâches les plus importantes durant la journée.

Ainsi, pour les activités non-importantes, je les reporte à plus tard ou bien je les retire de la liste. Pour tout ce que vous faites actuellement, demandez-vous si cela est réellement important.

Est-ce que cela vous rapprochera vraiment de vos rêves ? Cette activité aura-t-elle un impact sur votre vie à long terme ? Est-ce vraiment la meilleure façon d’utiliser votre temps ?

Si votre réponse est “oui” à toutes ces questions, alors gardez cette tâche. Si ce n’est pas le cas, il serait peut-être temps de l’enlever. Il n’y a aucun intérêt à faire quelque chose qui n’est pas important !

C’est comme si vous vous préoccupiez de l’alimentation des canards en Lozère. Cela n’a pas d’importance que vous y passiez une heure, trois heures ou même une semaine… cela ne vous produira jamais rien d’utile dans votre vie ! C’est pour cela que vous devez vous recentrer sur votre objectif à chaque instant et ne faire en priorité que des choses qui servent cet objectif.

Beaucoup de gens ont malheureusement du mal à juger leurs tâches quotidiennes et les considèrent toutes comme importantes. À partir des questions que j’ai soulevé plus haut, mes tâches les plus importantes sont celles qui me rapprochent le plus de mes rêves lorsque je les réalise.

Par exemple, travailler sur mon blog me permet d’atteindre plus de personnes. Ce qui me permet ensuite de me rapprocher de mon but, qui est de permettre aux gens de reprendre contact avec leur potentiel et de vivre une vie épanouie. Pour vous qui lisez ces lignes, j’aime à penser que vous avez trouvé ce blog en partie grâce à mes efforts pour vous atteindre et en partie grâce au destin.

C’est pour cela que je priorise ce blog plus que d’autres choses dans ma vie, comme écrire des articles pour d’autres sites, développer des connexions sur les réseaux sociaux, etc… Bien qu’il y ait d’autres activités pour m’aider à me rapprocher de mes buts, elles ne seront jamais aussi efficaces que de travailler ici sur ce blog.

Mais cela ne s’arrête pas qu’à identifier les tâches importantes. Souvent, nous nous noyons dans un flot de sollicitations diverses et variées durant la journée. J’avais l’habitude d’immédiatement prêter attention à ces choses-là. Imaginons qu’une sollicitation (notification Facebook) apparaît, je part la vérifier sur le moment puisqu’elle ne prend qu’à peine 2 minutes. Et ainsi de suite pour les notifications n°2, n°3…

Après un certain temps, j’ai compris que ces requêtes inutiles me prenaient beaucoup de temps. Mais pire encore, à cause de ça je ne finissais jamais mes tâches importantes. Je croyais que j’étais vraiment productif en prêtant attention à ces sollicitations, alors qu’en réalité elles n’amenaient qu’un faux sentiment de productivité.

À présent, j’utilise une autre liste “à faire plus tard” pour ces tâches dites urgentes mais non importantes. J’y mets toutes les sollicitations au fur et à mesure et je travaille sur mes 20% de tâches dites importantes (celles qui conduisent à 80% des résultats que j’obtiens la journée).

À la fin de la journée, je me réserve un peu de temps pour faire toutes ces requêtes. En fusionnant les requêtes similaires que je réalise en même temps. Il s’avère étrangement que je suis toujours capable de les réaliser en une heure, voire moins. Si je dois comparer aux heures que cela m’aurait pris si j’avais essayé de les faire durant la journée, il n’y a pas photo !

Pratique 2 : Prenez des pauses stratégiquement

La seconde habitude pour augmenter votre productivité est de s’autoriser des pauses stratégiquement.

Je ne pense pas qu’être productif nécessite que de travailler non-stop comme un robot. Au contraire, c’est en faisant cela que vous deviendrez moins productif. Aujourd’hui, alors que le nombre d’heures passé au travail augmente, de même que la quantité de travail accompli… Le travail abattu par heure a diminué.

Plus que ça, la qualité du travail réellement effectué durant ces fameuses heures “supplémentaires” est devenu ridicule.

Si vous ne comprenez pas où je veux en venir, ne vous en faites pas, nous allons éclaircir tout ça. Voici un exemple. Imaginons que vous vouliez écrire un livre. Habituellement vous enchaînez 1000 mots par heure en travaillant sur votre manuscrit.

Pendant les deux premières heures vous aurez alors gardé un rythme de 1000 mots par heure. Mais, à partir de la 3e heure, vous vous sentirez fatigué(e) et ainsi vous n’écrirez plus que 500 mots par heure. C’est 500 mots de moins que votre rythme habituel ! En économie, on appelle cela la Loi des Rendements Décroissants.

Se reposer est important. Peu importe à quel point vous voulez travailler, il y a des parties de votre vie que le travail ne peut pas remplacer, comme l’amour, la famille, la santé. C’est pour cela que notre vie est segmentée, chaque “segment” est unique et irremplaçable.

Par “repos”, je veux dire faire autre chose que vous concentrer sur vos Affaires/Travail/Études. Prenez le temps de recharger vos batteries, ainsi vous pourrez être plus efficace lorsque vous retournerez au travail.

Au début de l’année dernière j’ai fait une petite expérience :

• Expérience N°1 : J’ai passé une période de temps où je travaillais continuellement sans arrêt (à part pour les besoins essentiels comme manger, dormir, etc…).
• Expérience N°2 : Puis j’ai aussi essayé pendant un temps de faire des pauses pendant mon travail, où je correspondais avec des amis, je faisais de l’exercice, marchais dans la maison, lire des livres, faire une sieste, sortir avec des amis, etc.

Et en comparant les deux, ça a donné ceci :

N°1: Le rendement diminue avec le temps lorsqu’il n’y a pas de pause.

N°2: Avec des pauses, le rendement peut être maintenu au maximum.

Cela signifie que lorsque je travaille sans arrêt, ma productivité ne cesse de diminuer jusqu’à atteindre presque zéro. Cependant, si je fais des pauses, elles m’aident à reprendre mon travail au top de mes capacités. Même s’il y a du “temps perdu” pendant ces pauses, le rendement final compense largement cela.

Bien plus, en plaçant stratégiquement mes moments de pause, je suis capable de maximiser mes résultats (soit donc de rendre un travail de qualité). Le repos me permet donc d’en faire plus.

Passer plus de temps à travailler ne veut pas forcément dire que vous en ferez plus en quantité, mais appliquer cette stratégie ET augmenter le temps passé à travailler maximisera votre efficacité.

Si vous êtes auto-entrepreneur ou si vous avez un emploi du temps flexible, vous pourrez facilement mettre cela en pratique. Même si vous avez un job plutôt rigide concernant les horaires, vous pourrez l’adopter dans une moindre mesure.

Dès que vous vous sentez improductif, faites une courte pause. Éloignez-vous de votre bureau, allez vous servir un café, rafraîchissez-vous le visage, parlez à un collègue du boulot. Vous serez frais et dispo quand vous retournerez au travail.

Pratique 3 : Retirez les freins de votre productivité (les distractions)

La 3e habitude des personnes productives est de s’éloigner des distractions.

Il existe un certain nombre de freins qui limitent votre productivité. Cela peut être la musique que vous écoutez pendant que vous travaillez, la lenteur de votre ordinateur, les alertes de votre boîte de réception chaque fois que vous recevez un mail, internet, Youtube, Facebook, Twitter, etc…

Ces choses qui vous piègent et vous empêchent de finir ce que vous avez à faire.

Que devriez-vous faire alors ? Eh bien supprimer ces freins ! Ou bien déplacez-vous à un endroit où ils ne poseront plus problème.

Par exemple, l’un des grands freins à ma productivité est internet. Lorsque j’écris mes articles en ligne, j’ai tendance à cliquer sur d’autres sites. Je voudrais vérifier mes mails, mais après ça j’ai tendance à glisser vers Facebook ou Twitter.

Le temps que je finisse, j’ai déjà perdu 15-20 minutes. Et cela peut même se reproduire plusieurs fois dans la journée. Donc au lieu de continuer à perdre du temps, lorsque je rédige un article, j’éteins la connexion de mon ordinateur portable et je déplace l’ordi sur mon bureau (ce que je fais actuellement en écrivant cet article). Et devinez quoi ? Je suis bien plus efficace ainsi !

Analysez votre journée et observez bien les moments où vous ralentissez dans ce que vous faites. Qu’est-ce qui vous distrait ? Comment pouvez-vous l’enlever ? Expérimentez et essayez de travailler ailleurs. Adaptez votre environnement. Plus vous trouverez et éliminerez de freins à votre productivité, et plus vous serez productif !

Pratique 4 : Puisez dans votre inspiration

La 4e habitude pour faire grandir votre productivité est de puiser dans votre inspiration.

Bien sûr il est important de maximiser votre rendement. Mais peu importe le domaine dans lequel vous êtes, votre inspiration est la clé de vos résultats.

Par exemple, un programmeur inspiré créera des programmes qui amélioreront la vie des gens. Un ingénieur civil inspiré, concevra des structures efficaces avec un excellent design.

Un publicitaire inspiré créera des plans marketing révolutionnaires qui toucheront les gens au cœur. Un écrivain inspiré écrira continuellement des ouvrages de qualité. Un musicien très inspiré pourra créer autant de compositions qu’il souhaitera.

J’ai pleinement saisi l’importance de l’inspiration lorsque j’ai commencé mon blog et que je devais gérer mon emploi du temps. Je me suis rendu compte que lorsque j’étais inspiré, rédiger des articles était très facile et ne me demandait presque aucun effort.

Les mots jaillissent et je n’ai même pas besoin d’y penser. Ils sont transposés de mon esprit au clavier directement. D’un autre côté lorsque je ne suis pas très inspiré, rien ne sort. C’est comme ouvrir un robinet et que seulement quelques gouttes coulent, avec difficulté.

Alors que faites-vous pour puiser dans votre inspiration ? Restez-vous là juste à rien faire, en attendant que l’inspiration vous tombe dessus avant de vous mettre au travail ? Cela reviendrait à laisser votre environnement le contrôle sur vous, ce qui n’est pas le but de ce blog.

J’entends souvent les gens dire qu’ils n’ont pas prévu d’écrire car ils ne sont pas inspirés. Je pense que cela ne sert à rien d’attendre que l’inspiration arrive toute seule, mais plutôt d’apprendre à guider l’inspiration jusqu’à vous.

Comment faire ça ? C’est simple : pensez à ce qui vous inspire dans la vie. Est-ce aider les autres à se développer et grandir ? Nouer des relations avec les autres ? Être reconnu pour votre travail ? Résoudre la pauvreté ? Aider les nécessiteux ? Devenir n°1 dans votre domaine ? Et comment pouvez-vous atteindre vos buts ? Trouvez vos motivations et utilisez-les pour vous booster.

Ma plus grande inspiration est de voir les autres réaliser leur plein potentiel et de vivre une vie meilleure. Je souhaite que tout le monde puisse prendre conscience de ses capacités, je me sens prêt à transmettre les meilleurs outils/conseils pour cela, j’utilise alors cette motivation pour me pousser dans tout ce que je créé.

Lorsque j’écris un article, je commence par penser à ce qui bloque les gens dans tel ou tel domaine, puis je puise dans cette énergie.

Pratique 5 : Filtrez tout ce qui entre dans votre vie

La 5e habitude importante à intégrer est la capacité à limiter les “entrées”.

Ce qui est génial de nos jours c’est la possibilité de pouvoir communiquer avec n’importe qui très facilement. Tout le monde peut être joignable avec juste un SMS/appel/e-mail/Skype/Facebook, etc. Mais en même temps notre vie s’est remplie de distractions. Toutes les 5 minutes, une nouvelle distraction apparaît.

Votre téléphone sonne et c’est un téléprospecteur au bout du fil. Vous recevez un SMS d’un ami qui s’ennuie au travail. Vous recevez un mail non-important et inutile. Une invitation Facebook apparaît pour un événement de masse de quelqu’un que vous ne connaissez même pas… la liste est sans fin. Tout cela vous pousse alors à procrastiner et à ne pas finir vos tâches.

Ces messages qui proviennent de partout attirent votre attention et chacun d’entre eux servent un agenda qui n’est pas le vôtre. À chaque fois que vous y prêtez attention, vous êtes distraits de faire ce qui compte pour vous.

Que faire alors ? Pour vous mettre au travail, je vous recommande de mettre en place des “barrières” de telle façon qu’il soit plus difficile de vous joindre. Débranchez votre téléphone, mettez votre portable en mode avion, fermez votre boîte mail, établissez une petite règle personnelle où vous répondrez à vos mails tous les X jours.

Je ne vous dis pas de disparaître de la surface de la terre, mais faites-le lorsque vous travaillez au moins, voire d’autant plus si vous travaillez sur un projet important. Après un certain temps les gens s’y habitueront et adhéreront à vos règles pour vous joindre.

Dans la journée, quelques fois j’éteins mon portable et je ne le vérifie qu’à la fin de la journée pour répondre aux appels et aux messages (mon opérateur envoie automatiquement un message à mes correspondants s’ils tombent sur ma messagerie pendant que je suis occupé). J’ai mis en place une page de contact sur le blog de telle sorte que ce soit mon moyen de contact officiel.

En faisant en sorte d’être plus difficilement joignable, vous filtrez une quantité importante de “parasites” de l’extérieur, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui est important (voir la Pratique 1).

Cela n’a rien à voir avec le fait d’être difficile ou de se croire au-dessus des autres (rien de la sorte), il s’agit de se concentrer sur ce qui compte pour vous et créer une réelle valeur dans vos vies afin que vous puissiez ensuite rayonner sur les autres.

Pratique 6 : Optimisez les moments libres

La 6e habitude des personnes productives est d’optimiser les moments vacants.

Les moments libres ce n’est pas seulement lorsque vous n’avez rien à faire. Ce sont aussi ces moments dont vous disposez entre vos différentes activités. Vous avez du temps libre lorsque vous attendez quelqu’un, dans vos déplacements, si vous marchez d’un point à un autre, etc…

Regardez votre emploi du temps. Quels sont les moments libres que vous avez qui pourraient être mieux utilisés ? Comment pouvez-vous en tirer le maximum ? Gardez-vous quelques activités à faire pendant ces moments vacants, comme écouter des podcasts, lire un livre, faire un planning, etc… vous serez surpris de voir tout ce que vous pouvez faire en aussi peu de temps !

Par exemple, j’avais l’habitude de passer beaucoup de temps dans les transports. Même si maintenant je travaille beaucoup chez moi, je me déplace quand même pour voir des amis, pour mes rendez-vous d’affaires/personnels, pour faire des achats, etc…

Et même si j’essaye d’organiser ma journée pour éviter les déplacements inutiles, il y a toujours des temps morts où je marche d’un point à un autre, l’attente dans les transports, les voyages, etc…

Donc au lieu de perdre du temps, je l’utilise pour travailler un peu. J’ai acheté un smartphone l’année dernière donc je peux rédiger mes articles en route, je peux aussi vérifier mes mails via une application. Et non pas des moindres, j’ai aussi pris l’habitude d’emporter avec moi un calepin lorsque je sors pour noter des idées inspirantes pour mes articles (Pratique 4).

Étonnement, je suis très productif durant ces périodes. Parce que je n’ai rien d’autre à faire durant ces 15, 30, 45 minutes, je me concentre donc pleinement sur ce que je fais. En ce moment, j’écris cet article dans le bus du retour vers chez moi.

Il y a quelques jours j’ai planifié mon programme pour les 3 mois à venir et trouvé des idées et des projets pour l’année prochaine… En déjeunant. Ce n’est pas rien comparé à si j’avais remis ça à plus tard, en ne faisant rien ou en rêvassant durant ces moments-là.

Pratique 7 : Fixez-vous des échéances

La 7e habitude des personnes productives est de se donner des échéances.

C’est une pratique fondamentale pour la productivité. D’après la Loi de Parkinson, le travail s’étale de façon à remplir toute la période de temps allouée à sa réalisation. Cela signifie que si vous ne vous fixez pas une limite de temps, vous pourriez mettre une éternité à faire ce que vous faites.

Si vous vous donnez deux semaines, vous prendrez deux semaines. Si vous vous donnez une semaine, vous mettrez une semaine. Et fait assez intéressant, si vous vous fixez une heure, vous pourrez aussi finir en une heure, si vous le voulez vraiment (jusqu’à la limite du possible évidemment).

Fixez-vous des échéances. Lorsque vous vous fixez une durée de temps, vous ancrez en vous l’intention d’achever votre tâche dans le temps imparti, permettant ainsi sa réalisation. Et c’est ce que je fais avec mes propres objectifs.

Soyez clair sur ce que vous souhaitez faire (Pratique 1), puis définissez le temps que vous allouez pour cela. Que voulez-vous finir ce mois-ci ? Qu’est-ce qui vous fait dire, que c’est la meilleure façon d’utiliser votre temps et qu’il n’y a pas d’autres moyens plus efficaces ?

Choisissez vos cibles (ce qui est important pour vous) et de là définissez vos buts hebdomadaires. Enfin, vous pouvez également définir vos objectifs quotidiens qui deviendront vos objectifs au jour le jour.

Pratique 8 : Automatisez tout ce que vous pouvez

La 8e et dernière habitude pour être pleinement productif est… d’automatiser tout ce qu’il est possible d’automatiser.

La technologie nous a aujourd’hui permis d’automatiser un grand nombre de choses. Même s’il est impossible d’automatiser complètement certaines tâches, nous pouvons utiliser des systèmes qui font la majorité du travail à notre place.

Notez ce que vous faites dans la journée, et cherchez si vous pouvez automatiser certaines choses. Voici quelques activités non-productives que nous faisons régulièrement :

1. Supprimer, archiver et trier nos mails
2. Lire les faits divers sur les sites d’information
3. Payer nos factures par chèque / CB tous les mois
4. Planifier des rendez-vous
5. Programmer ce que nous allons faire les semaines/mois qui viennent (c’est improductif parce que cela peut évoluer entre temps, et vous n’êtes plus dans l’action).

Voici quelques petites choses que j’automatise:

• Les mails : J’ai créé des filtres de sorte à séparer les mails liés au blog, des mails personnels, des mails “inutiles”. J’ai aussi des filtres qui rangent mes abonnements aux newsletters dans différents dossiers selon le sujet abordé. Ainsi, mon seul travail est de lire les mails et d’y répondre au besoin, pas de les trier. (Jetez un œil ici : 11 Trucs Pour Gérer Vos Mails).
• La planification : Mes plannings sont assez automatisés. J’ai fixé les différentes choses que j’ai à faire tous les jours, les semaines ou mois, comme payer les factures, faire de l’exercice (quotidien), écrire des articles… Ainsi, je n’ai pas à m’en préoccuper plus tard. Ce n’est pas automatique au début puisqu’il faut au départ créer l’entrée sur le planning, mais une fois que c’est fait je n’ai plus à m’en préoccuper. Cela n’est possible qu’avec un agenda électronique (ou application pour smartphone), bien entendu.
• Twitter/Facebook : J’ai automatisé mes tweets qui sont partagés en même temps que je poste mes articles. Chaque fois qu’un nouvel article sort, un tweet en fait l’annonce, et mon Facebook/Pinterest est alimenté de la même façon.
• Les paiements : Plutôt que de payer manuellement vos factures, les prélèvements SEPA sont utiles. D’une part, cela vous évite d’oublier de payer une facture et cela vous permet de savoir à l’avance quelle somme sera débitée de votre compte. Si vous avez des produits numériques à vendre, une plateforme comme Woocommerce sur WordPress permet de gérer automatiquement les paiements de vos clients et d’envoyer les liens vers vos ebooks/logiciels/musiques…
• Maintenance du site : J’ai configuré mon blog de sorte d’avoir le strict minimum de maintenance à faire. Mon but est d’écrire/poster du nouveau contenu et répondre aux commentaires. De nombreuses choses comme les statistiques, les catégories, etc… sont générées automatiquement par WordPress.

Je suis constamment à la recherche d’autres moyens d’automatiser mes tâches, ainsi je peux passer plus de temps à créer de la valeur pour les autres plutôt que de rester à faire toutes ces petites choses répétitives et sans intérêt.

En automatisant autant que possible votre liste de tâches à effectuer jour après jour, vous conservez votre temps pour les choses absolument importantes. Si vous avez un sentiment de déjà-vu lorsque vous faites quelque chose sur votre liste, c’est qu’il est sans doute temps de l’automatiser.

Appliquez les 8 pratiques des gens productifs

Lesquelles de ces 8 habitudes pouvez-vous appliquer dans votre travail/vie actuellement ? Pratiquez ces 8 habitudes et boostez votre productivité ! Prenez garde aussi à ces 7 erreurs qui minent votre productivité…

Pour aller plus loin : S’organiser pour réussir: Les bases d’une gestion du temps et des priorités efficace, d’Isabelle Aussant.

NB : Retrouvez le manifeste de cette article, en cliquant sur l’image ci-dessous !

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Adam Fartassi

Jeune hypnothérapeute passionné de développement personnel, je vogue sur le web pour vous transmettre les meilleures méthodes pour changer de vie. Visez l'excellence, et renouez aujourd'hui avec votre fabuleux potentiel !

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