Comment devenir productif tout en restant zen ?

“Le manque de temps n’est rien d’autre qu’un manque de priorités.” − Tim Ferriss

Beaucoup de personnes pensent qu’être productif veut dire se sentir stressé, débordé ou occupé durant des heures, à effectuer les mêmes tâches inlassablement. Pourtant rien n’est plus faux. Il est très facile d’être débordé aujourd’hui, tout en atteignant le zéro pointé en productivité.

Pour cela il suffit juste de prêter attention aux notifications sur votre portable, aux appels, aux dernières nouvelles à la télé ou sur le mur de vos amis Facebook.

Vous pouvez aussi devenir un(e) maniaque du ménage, ou bien prendre votre temps pour faire les courses, parler avec les voisins, faire du baby-sitting pour les neveux/nièces ou petits enfants. Tout cela peut vous donner l’impression de faire quelque chose d’utile, alors qu’en réalité vous n’êtes pas productif.

Dans ce cas qu’est-ce que la productivité ? Et bien, c’est tout simplement un effort concentré envers vos buts de vie. Des efforts qui feront de vous une meilleure personne demain qu’aujourd’hui, au lieu de vivre à répéter les mêmes routines.

Les 6 bonnes résolutions à prendre pour concilier sérénité et productivité

Que ce soit dans n’importe quel domaine de votre vie, votre santé, vos relations, votre spiritualité ou votre emploi, la productivité vous pousse à aller de l’avant, à recevoir plus.

C’est pourquoi aujourd’hui, j’aimerais partager avec vous quelques astuces − six astuces au total − pour apprendre à ne plus être débordé par ces tâches inutiles qui encombrent votre journée.

1] Ne vous levez pas en vérifiant vos messages

Premièrement, ne commencez pas votre journée en regardant votre portable. Regarder sur votre smartphone les messages que vous avez reçu sur les diverses applications et/ou lancer une discussion par SMS/Whatsapp est une mauvaise idée.

Bien sûr vous ressentez une envie presque instinctive de vérifier vos mails, vos messages (SMS/Facebook/Whatsapp…) parce que vous aimez prendre des nouvelles des autres, ou bien vous attendez une réponse de quelqu’un en particulier.

Et parfois, certaines personnes vous envoient un message qui égaille votre journée, donc il est parfaitement compréhensible de vouloir cela. Mais cela risque de faire dérailler votre journée et cet échange va accaparer tout votre attention, plutôt que ce que vous avez à faire.

C’est d’autant plus important si vous êtes entrepreneur, que vous cherchez à organiser vos journées et planifier vos actions, ou si vous travaillez en freelance.

Il est très facile de se retrouver à ne rien avoir fait d’utile de la journée, simplement parce que vous avez discuté avec quelqu’un ou que vous êtes allé faire un tour sur les réseaux sociaux. Des réseaux qui sont d’ailleurs conçus de telle sorte à ce que vous y reveniez très souvent, par peur de rater une information importante (appelé aussi Fear of Missing Out : FOMO).

Une fois que vous êtes pris dans cet engrenage, il est très difficile de se motiver pour effectuer vos tâches de la journée. Après tout, cela ne vous demande aucun effort de passer quelques heures à regarder toutes les compilations de chats amusants sur Facebook ou Youtube.

La meilleure chose à faire est alors de ne pas donner le bâton pour se faire battre, et d’éviter purement et simplement le smartphone et les réseaux sociaux dès la matinée.

Une autre raison est qu’au réveil, nous sommes au summum de notre énergie et que vous voulez utiliser cette énergie pour faire ces activités importantes dans votre liste de tâches. Une autre piste intéressante est de compartimenter les réseaux sociaux selon les personnes avec qui vous voulez communiquer.

Par exemple Facebook pour les amis uniquement, Twitter/Linkedin pour les relations professionnelles, tandis que vos proches sont sur Whatsapp. Ceci vous permettra d’éviter de vous retrouver à discuter avec vos amis alors que vous étiez simplement parti pour répondre à vos frères/sœurs, parents ou enfants.

2] Éliminez les distractions

Ma seconde astuce est de supprimer les distractions. Par cela je parle des notifications, alertes et toutes ces choses si communes qui font partie de chaque application ou site que nous visitons aujourd’hui.

Chaque fois que j’ai à installer une nouvelle application, je commence par désactiver toutes les notifications/alertes associées. Il est aussi très important de n’installer que les applications vraiment essentielles et de dire non au reste.

Sur Android vous avez cette fonction disponible dans “Paramètres” -> “Applications” et vous pouvez désactiver les notifications dans chaque application, même si le paramètre n’est pas disponible dans l’application elle-même (ce qui est souvent le cas).

Autre élément important, les alertes de nouveaux mails. Pour cela il faut désactiver la synchronisation des nouveaux mails étant donné que la plupart sont inutiles. Désactiver les vibrations/sons des SMS entrants peut être aussi une bonne chose. Cela vous évitera d’être interrompu pendant vos tâches et de perdre votre concentration.

Si vous êtes dans un métier qui demande d’être constamment disponible, alors il vous suffit de fixer des moments durant la journée où vous vérifierez vos messages, mails, répondrez aux appels, etc. Cela peut être tous les X heures ou bien après avoir fini telle tâche. Ainsi votre journée sera structurée plutôt que de simplement réagir à toutes ces sollicitations extérieures.

L’important ce sont bien vos tâches du Quadrant 2, les tâches prioritaires que vous voulez accomplir principalement. Il est important d’atteindre un certain équilibre entre les tâches urgentes du Quadrant 1 et du Quadrant 2, tout en diminuant fortement l’attention que vous portez pour les tâches inutiles du Quadrant 3.

3] Ayez une liste de priorités

Ma 3e astuce est d’avoir une liste de priorités. C’est une très courte liste sur laquelle vous pourrez inscrire 2-3 choses importantes que vous voudriez réussir à accomplir durant la journée.

Ces 2-3 choses sont les choses que vous voulez absolument faire, des tâches du Quadrant 2 qui vous seront utiles sur le moyen/long-terme. Vous devez allouer la majorité de votre temps à ces tâches-là.

Vous pouvez mettre sur une liste séparée toutes les choses que vous devez faire mais qui ne changeront pas votre vie. Les habitudes que vous devez faire comme les tâches ménagères, les courses, les rendez-vous, etc.

Celles-ci doivent être faites le plus rapidement possible sans les bâcler ou évitées lors que c’est possible, car elles ne vous apporteront rien même si vous les faites tous les jours durant des années.

Ce sont ces tâches qui vous donnent l’impression d’être débordé(e) et qui vous stressent, alors qu’elles ne vous mènent nulle part.

Même si vous ne passez que 10% de votre journée à faire ces 2-3 choses importantes, cela restera des efforts qui comptent. Regardez de temps à autre ce que vous avez déjà accompli pour vous motiver et ne vous laissez pas emporter par le défaitisme.

4] Regroupez les tâches similaires

Ma 4e astuce est de regrouper les tâches similaires. Souvent vous remarquerez que certaines tâches sont liées entre elles ou se ressemblent. Vous pouvez donc en profiter pour les faire directement les unes à la suite des autres, si vous êtes certain d’avoir à les faire dans un futur proche. C’est encore plus vrai si ces tâches sont rapides à faire (moins de 5 min).

Par exemple, vous savez que vous recevrez plusieurs mails dans la journée auxquels vous devrez répondre. Plutôt que de vérifier vos mails toutes les cinq minutes et de répondre un à un à chacun, vous pouvez attendre la fin de la journée pour répondre à tous les mails à la fois.

Ou bien une fois que vous êtes à l’extérieur pour un rendez-vous, d’en profiter pour faire quelques courses avant de revenir. Ou encore si vous faites un brin de ménage, de faire également la vaisselle.

L’important ici est de perdre le minimum de temps entre chaque changement de tâches. Car chaque fois que vous changez radicalement d’activité, cela vous demande un certain effort pour vous concentrer à nouveau et redevenir complètement productif.

5] Déléguer

Ma 5e astuce est de déléguer. Je sais que ce conseil n’est pas forcément applicable si vous n’êtes pas en position de déléguer. Mais si vous travaillez en tant qu’entrepreneur, manager ou que vous faites partie d’une équipe au travail, alors il est important d’apprendre à déléguer. Et même si vous n’êtes pas encore en mesure de déléguer votre travail, cela pourrait vous arriver à l’avenir.

Parfois, même pour les petites choses il peut être bon d’apprendre à déléguer ses tâches. Vous pouvez avoir la fausse impression de déranger les autres ou encore de penser qu’on est jamais mieux servi que par soi-même. C’est faux, c’est d’ailleurs la meilleure façon de faire un burn-out.

S’obliger à effectuer des tâches qui ne vous apportent pas grand chose, vous empêche de passer du temps à faire ce qui est important pour vous. Déléguer est très efficace pour vous dégager du temps, et deux cerveaux valent toujours mieux qu’un lorsque vous devez régler un problème.

Voici le type de tâches que vous devriez déléguer :

1. Les tâches répétitives. Est-ce que la tâche est répétitive ? Est-ce qu’elle se reproduit souvent ? Si c’est le cas, alors il pourrait être intéressant de déléguer cette tâche à quelqu’un d’autre ou de l’automatiser.
2. La valeur de la tâche est-elle supérieure à votre temps ? Est-ce la meilleure façon d’utiliser votre temps ? Lorsque vous avez de grandes responsabilités, alors vous avez de nombreuses tâches qui vous incombent et il n’est pas forcément possible ni avantageux de tout faire. Certaines tâches vous sont plus importantes que d’autres, et il faut apprendre à les laisser à d’autres.
3. Les avantages de déléguer > les inconvénients. Déléguer a parfois un coût. Si c’est quelqu’un de votre entourage ou bien un collègue au bureau à qui vous déléguez, le coût n’est pas forcément applicable. Cela dit si vous êtes autoentrepreneur, alors cela peut vous coûter un peu d’argent. De même, si cette personne tombait malade ou venait à refuser la tâche en question, vous devriez garder assez de temps sur votre planning pour y faire face.

Cela dit, une fois que vous avez trouvé la bonne personne pour vous aider, vous vous sentirez incroyablement soulagé de pouvoir passer votre temps et énergie à faire quelque chose qui vous est réellement utile.

6] Faire un bilan régulièrement

Ma 6e et dernière astuce est de réévaluer régulièrement ce que vous avez fait dans la semaine et de vous poser ces questions

1. Comment la semaine s’est-elle passée ?
2. Suis-je satisfait(e) de ma façon dont j’ai passé cette semaine ?
3. Ai-je passé assez de temps sur mes tâches prioritaires sur ma liste ?
4. Aurais-je pu passer cette semaine d’une meilleure façon ?
5. Quels changements pourrais-je effectuer pour la semaine à venir ?

Vous poser ces questions peut vous aider énormément et améliorer votre façon de gérer votre temps. Souvent lorsque nous travaillons sur nos tâches, nous n’avons pas une vue d’ensemble sur ce qui pourrait être fait pour améliorer notre quotidien. Cela vous évite de vous retrouver au bout de plusieurs semaines à vous demander où est-ce que votre temps est passé.

Cela vous permet de prendre du recul et de penser à ces 3 points :

1. Pourquoi. Pourquoi faites-vous ces choses-là ? Est-ce la meilleure façon d’utiliser votre temps ?
2. Pour quoi. Est-ce que les choses que vous faites sont nécessaires, ou bien il y a-t-il d’autres activités/tâches que vous pouvez accomplir pour atteindre des objectifs plus importants ?
3. Comment. Est-ce la meilleure approche pour faire ces choses-là ? Il y a-t-il une meilleure façon de faire ?

Vous pouvez ainsi réévaluer ce que vous faites toutes les semaines, ou toutes les deux semaines, ou encore tous les mois. L’important est de faire ce bilan. Utilisez ces questions pour évaluer votre façon d’utiliser votre temps, car il est facile de gâcher tout ce temps dans des futilités et vous retrouver à courir dans tous les sens pour tout faire tenir dans le temps imparti.

Prenez du recul et analysez simplement vos journées passées, votre organisation de la semaine et comment vous pouvez faire les choses différemment à compter d’aujourd’hui.

Le mot de la fin

La productivité n’apparaît que lorsque nous utilisons consciemment notre temps. En nous levant jour après jour tout en pensant à ce que nous pouvons réaliser. Être débordé est facile, c’est une manière d’être paresseux tout en ayant l’impression de faire quelque chose d’utile. Car vous ne pensez pas vraiment à tout ce que vous faites lorsque que vous le faites.

Bien qu’il est important de rester actif − ce qui est le cas lorsque vous êtes occupé à faire vos tâches − il est essentiel d’utiliser votre temps de la façon la plus efficiente possible. C’est ce que représente la productivité : Travailler dur, tout en faisant en sorte que cet effort paie. En vous assurant que toute cette énergie soit dépensée de la meilleure façon qui soit.

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