“La plupart du stress que ressentent les gens ne provient pas d’une surcharge de travail, mais plutôt de ne pas finir ce qu’ils avaient commencé.” – David Allen
Avouons-le, il n’est pas simple de rester productif. Nous sommes entourés d’innombrables distractions et il est facile de s’y perdre, lorsque notre esprit est rempli de mille et une choses à faire qui requièrent notre attention. Cette surcharge mentale nous empêche alors de nous concentrer sur l’essentiel.
C’est la raison pour laquelle le consultant en management David Allen a créé son système d’organisation “Getting Things Done” (ou GTD). Cette méthode coupe court au surmenage en répondant à une simple question : “Qu’est-ce que je devrais faire, là, maintenant ?“.
Ainsi, à tout moment, vous savez parfaitement ce que vous devriez faire sans craindre d’oublier des tâches importantes. Si vous avez des projets ou des objectifs qui prennent la poussière, la méthode GTD vous aidera à devenir plus productif et atteindre les buts que vous vous êtes fixé.
Au programme de cet article :
La méthode GTD nous permet d’éviter d’accumuler des tâches à traiter en mémoire. Nous avons constamment de nombreuses actions à effectuer, comme des numéros à contacter, des rendez-vous ou des achats en tout genre. Si nous ne pouvons pas les faire sur le moment, alors nous les gardons en tête. En ne mettant pas ces tâches sur une liste de tâches ou un agenda, alors nous stressons en cherchant à ne rien oublier.
Nous pensons à tort ne pas avoir le temps, alors que bien souvent nous passons trop de temps à faire quelque chose sans importance. Nous avons donc besoin d’un système qui nous permet de classer nos tâches et définir immédiatement les bonnes actions à effectuer.
La méthode GTD se déroule en 5 étapes : Collecter ⇒ Clarifier ⇒ Organiser ⇒ Agir ⇒ Réévaluer.
Selon que vous décidiez d’appliquer la méthode GTD physiquement ou avec des outils numériques, vous aurez besoin :
Je vous propose à présent de construire un petit rituel à réaliser chaque jour. Cela vous prendra une vingtaine de minutes la première fois, mais à peine quelques minutes les jours suivants, une fois le système bien en place. Coupez donc toutes les distractions autour de vous, mettez votre smartphone en mode “ne pas déranger” et faites un peu de ménage sur votre bureau.
Maintenant commencez à faire le tour de toutes les tâches qui demandent votre attention. Dès que vous avez en tête “Je dois penser à…” alors vous devez noter cette chose en question. Même si celle-ci vous paraît insignifiante sur le moment, notez-la quand même.
Toutes vos tâches, mails à répondre, vos rendez-vous et idées seront donc regroupés sur une liste de tâches globale sans ordre précis. L’objectif pour le moment est de vous libérer l’esprit, vous n’avez pas à les organiser. Cette “liste globale” peut être une simple feuille, un fichier Word ou bien une application de liste de tâches sur votre smartphone.
Écrivez avec quelques détails le nom de chaque action à réaliser. Par exemple, plutôt que d’écrire “Appeler Jean”, notez “Appeler Jean pour parler de XXX” en précisant son numéro (s’il n’est pas enregistré sur votre téléphone) et les éventuels documents à préparer.
Au lieu d’écrire “Étudier”, écrivez “Apprendre le cours n°2 de mathématiques pour préparer l’examen de Vendredi prochain”. Tout cela sera du temps économisé au moment où vous traiterez la tâche en question.
En revoyant tout ce que vous avez noté demandez-vous : Ai-je une action à réaliser ? Cela vous aidera à faire le tri en éliminant tout ce qui ne vous concerne pas pour le moment. S’il n’y a pas d’action à réaliser, vous avez alors plusieurs options :
Après ce premier tri, regardez parmi vos actions restantes celles qui ne contiennent qu’une seule action à faire. Évaluez alors le temps qu’il vous faudra pour les compléter. Si elle vous prend moins de 2 minutes, alors traitez-la immédiatement. De cette façon, vous vous débarrasserez des petites actions faciles.
Si cette action unique prend plus de 2 minutes à compléter, alors placez-la dans une liste à part, la liste “Tâches ponctuelles”. Par exemple : répondre à un mail détaillé, passer l’aspirateur dans toute la maison, etc. Vous effectuerez ces actions au plus tôt, après vos tâches de moins de 2 minutes.
Si cette action n’est pas réalisable pour le moment ou l’endroit où vous êtes actuellement :
Si cela vous demande plusieurs actions, alors ajoutez-la dans une liste à part, la liste “Projets“. Changer un meuble est un projet, car il consiste en plusieurs actions : Choisir un nouveau meuble en magasin, se débarrasser de l’ancien meuble, monter le nouveau meuble et y mettre vos affaires.
Indiquez le nom du projet et les objectifs à court, moyen et éventuellement long terme (comme nous les avons décrits dans cet article) avec les grandes étapes, sans vous perdre dans les détails. Ensuite, définissez la première action à accomplir de votre projet dans la journée, puis réalisez-la ou bien classez-la dans la liste appropriée.
Une fois que vous avez clarifié vos actions à effectuer, en les plaçant dans les bonnes listes, il est temps de les organiser. Pour cela, vous devez vérifier que vous avez bien mis ensemble les actions similaires selon les contextes et les différentes listes. Il sera plus simple par exemple, d’appeler à la suite toutes les personnes avec qui vous voudriez prendre rendez-vous, que de les disséminer tout au long de la journée.
C’est aussi l’occasion de vérifier la priorité de vos actions/projets. Pour cela, la matrice d’Eisenhower va nous être d’une aide précieuse puisqu’elle se marie très bien avec la méthode GTD. Les actions et projets urgents et importants seront alors traités en premier, puis les importants et non-urgents (Quadrant 2) et enfin les urgents et non-importants s’il vous reste du temps (sinon à ranger dans la liste “Déléguer”).
Pour connaître le niveau d’urgence d’une tâche ou d’un projet, il vous suffit d’imaginer objectivement les conséquences négatives à très court terme, si vous ne la terminez pas. Une fois les plus urgentes effectuées, occupez-vous des plus importantes pour vous. L’importance ici se mesure aux conséquences positives pour vous à la réalisation de ces actions ou projets.
En agissant ainsi, même si vous n’avez pas tout fait, cela vous permettra au moins d’avoir réalisé les actions essentielles dans votre journée.
À présent que le système GTD est bien mis en place, il vous suffit de vous lancer. Commencez par les petites tâches qui prennent moins de 2 minutes, puis celles que vous pouvez accomplir dans le contexte actuel. Tenez compte des actions notées dans votre agenda, puis faites le reste en fonction de leur urgence et importance.
Ce système d’organisation est fait pour être fluide, et minimiser le temps passé à vous rappeler quoi faire. Vous n’aurez plus à vous creuser la tête pour choisir quelle tâche faire en premier, un seul coup d’œil vous suffira à déterminer l’action à réaliser sur le moment.
Une fois que vous avez commencé à utiliser le système GTD, il est important que vous réévaluiez vos actions chaque semaine. Selon David Allen, c’est le facteur le plus important pour améliorer votre productivité. Vos priorités peuvent changer semaine après semaine, certaines tâches qui paraissaient peu urgentes peuvent rapidement le devenir.
Programmez-vous un créneau, un jour dans la semaine où vous ferez le tri parmi vos actions, et éliminerez ce que vous avez déjà fait. Pour vos projets, mesurez aussi vos progrès vis-à-vis de vos objectifs à court, moyen et long terme. Si besoin, modifiez vos actions pour rester en phase avec votre avancée.
Voici un petit arbre de décision résumant ces 5 étapes (cliquez pour agrandir) :
Bien qu’il soit possible de créer ce système entièrement sur papier, il existe certains logiciels et applications adaptés à la logique GTD. Cela peut vous faire gagner un temps important, une fois celui-ci en place. Nous allons en faire un rapide tour d’horizon.
Evernote est la plus célèbre application pour prendre des notes. Avec le temps, celle-ci s’est étoffée pour permettre la création de rappels, listes de tâches, captures de pages internet, un système de partage de notes entre collaborateurs, etc.
Evernote dispose d’une version gratuite en français, avec une limite de synchronisation des notes entre deux appareils uniquement. Celle-ci est déjà suffisante pour implémenter le système GTD, l’application est d’ailleurs présente sur PC, iOS et Android. Une caractéristique unique d’Evernote est sa capacité à faire des recherches à l’intérieur des images, documents et PDFs (réservé à la version payante à partir de 7€/mois) même pour des documents écrits à la main.
Todoist est une application de liste de tâches qui a rapidement évolué pour devenir une sorte d’assistant virtuel, en incluant la gestion des projets, la création de tâches et sous-tâches, rappels et une analyse graphique de votre productivité en fonction des tâches accomplies.
Elle dispose d’une intégration avec une grande quantité d’outils de productivité et d’automatisation (Zapier, IFTTT, Google agenda, pour en citer quelques-uns). Bien qu’elle présente une version gratuite en français, celle-ci est très limitée en terme de fonctionnalités (bien plus qu’Evernote par exemple) et ne vous permettra pas d’implémenter correctement le système GTD sans passer à la version premium.
Sa version premium à 3€/mois est par contre sans égale comparée à d’autres applications similaires, du fait de ses nombreux outils proposés et de sa grande communauté. Elle est disponible également sur PC, iOS et Android mais aussi sur Linux et Apple watch. Si ce logiciel vous intéresse, n’hésitez pas à passer par ce lien (j’obtiendrai quelques mois premium supplémentaires si vous décidez de prendre un abonnement).
Trello est un logiciel orienté gestion de projets. Il vous permet de créer des tableaux avec des “cartes” qui contiennent vos actions à réaliser. Personnellement, j’apprécie l’ergonomie des tableaux qui permettent en un coup d’œil de voir toutes les listes de tâches à réaliser.
L’application dispose d’une version gratuite en français, suffisamment bien fournie pour mettre en place un système GTD. Elle est également disponible sur PC, Mac, iOS et Android. Avec de nombreuses fonctionnalités de travail collaboratif, Trello est particulièrement adapté au travail en groupe ou en entreprise.
Bien qu’il existe d’innombrables logiciels et applications utilisables pour mettre en place la méthode GTD, je vous conseille de n’en prendre qu’un, celui qui vous attire le plus. Parfois, le papier-stylo peut s’avérer être la meilleure option pour vous.
Le système GTD est très intéressant pour améliorer votre productivité. Il demande par contre une certaine discipline pour dévoiler toute sa puissance, ce qui n’est pas forcément possible pour tout le monde. N’hésitez pas à le transformer et l’adapter à vos propres besoins, en inventant ainsi votre propre système d’organisation.
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Pour aller plus loin : S’organiser pour réussir, de David ALLEN.
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